Esporão elimina los errores de producto y materiales

/ Casos de Éxito / By b_create

Esporão es una de las fincas más grandes y prestigiosas de Portugal, con 12 marcas y más de 50 productos que se exportan a más de 50 países. Conocida por innovar y diversificar sus productos y regiones, la empresa busca su diferenciación a través de la calidad y la imagen de sus vinos y aceites de oliva, buscando siempre anticiparse al futuro.

Las continuas inversiones en tecnología y el desarrollo de las mejores prácticas han elevado la calidad de los productos de la empresa, aumentado la productividad y la capacidad mientras reducen el impacto ambiental de su actividad. Así de simple, la capacidad de Esporão para tener siempre la vista en el futuro, los ha llevado a la creación de más y mejores productos.

Para tener éxito en un mercado global intensamente competitivo, Esporão debe superar muchos desafíos. Gestionar eficazmente una cartera de productos en continuo crecimiento. Controlar con precisión los procedimientos legales y de calidad. Alinear diferentes departamentos y distribuidores en el desarrollo de productos y, finalmente, entregar productos en los plazos acordados, sin errores.

Los retos de gestionar una cartera de productos cada vez mayor

El éxito de Esporão y la creciente demanda de sus productos han llevado a la compañía a una sólida expansión. La empresa ha aumentado su capacidad de producción de vino y aceite de oliva y recientemente entró en el competitivo mercado de la cerveza. La clave del éxito será gestionar con éxito esta cartera cada vez más compleja de productos y clientes.

El mercado mundial del vino es increíblemente exigente y complejo. En Esporão, por ejemplo, en el dasarrollo de productos participan 40 personas de diferentes departamentos y también los distribuidores, desde la definición inicial de los requisitos del producto hasta que el producto se envía a diferentes lugares del mundo. Antes de que la empresa comenzara a trabajar con b_ create, este era un proceso manual y fragmentado.

Los datos se registraban en diferentes herramientas y sistemas, desde hojas de cálculo de Excel hasta correos electrónicos y el propio ERP de la empresa. Esto aumentaba los tiempos de ejecución y los costes operativos, dificultando que la compañía tuviese una visión general del estado de los proyectos y tomara decisiones oportunas. Esta falta de información y transparencia a menudo creaba otros problemas, como pedidos incorrectos y no conformidades con productos. Un pequeño error puede afectar a toda la cadena de suministro, lo que aumenta enormemente los costes y los tiempos de entrega.

Los altos estándares de calidad de Esporão y la creciente popularidad mundial de sus productos hacen que sea imperativo adoptar una herramienta que posibilite un seguimiento estricto de los procedimientos y validaciones a lo largo de todo el ciclo de desarrollo del producto. Integrar la comunicación de los equipos implicados y centralizar la información es fundamental. Esporão tiene cinco necesidades principales para lograr un desarrollo de productos rápido y eficiente:

VISIBILIDAD sobre el estado de los proyectos.
AGILIDAD para reducir el tiempo de llegada al mercado.
TRANSPARENCIA en los requisitos del producto.
CENTRALIZACIÓN de toda la información del producto.
EFICIENCIA en revisiones de compliance y validaciones.

El Problema

A pesar del éxito de Esporão en el mercado, la integración y automatización en el desarrollo y la gestión de productos no existían en la empresa antes de que el equipo trabajara con b_create. Algunos proyectos de desarrollo de productos podrían demorar más de tres meses para exportar a ciertos países. La falta de validaciones precisas y de integración de la comunicación a menudo generaba demoras en la entrega de información a los distribuidores. De igual importancia, los puestos creativos clave en Esporão a menudo perdían demasiado tiempo en las tareas rutinarias de desarrollo de productos, dejando poco tiempo y energía para explorar nuevas ideas y mercados de productos rentables.

Cambiar para ganar: la solución

Los equipos de Esporão y b_create trabajaron juntos desde el principio para asegurarse de que el proceso de implementación transcurriera sin problemas. Juntos identificaron y priorizaron factores críticos de éxito: nombrar un gerente de proyecto en ambos lados. Involucrar a todos los stakeholders de la empresa en la optimización de los procesos. Delegación efectiva de responsabilidades y alineación de expectativas de diferentes departamentos.

El primer paso importante fue obtener una visión general y precisa de los procesos de desarrollo de productos en la compañía. b_create comenzó entrevistando a las personas clave de cada departamento: comercial, marketing, producción, enología, calidad, atención al cliente y otros. Este método y diseño centrado en el cliente permitió a b_create reunir las principales necesidades y los problemas reales, para ser más precisos en la resolución de problemas y crear prototipos adaptados a una solución personalizada.

Los workflows de desarrollo de productos se optimizaron y validaron para garantizar que todos los equipos implicados estuvieran en sintonía. El equipo de IT de Esporão y b_create trabajaron para garantizar que su sistema ERP existente estuviera listo para integrarse con la plataforma b_create. Este proceso de colaboración aseguró que ambas bases de datos pudieran comunicarse sin problemas y que los usuarios no tuvieran que ingresar información del producto en el ERP nuevamente.

Después de diseñar el prototipo, b_create lo presentó a los usuarios clave de Esporão, para que pudieran validar las funcionalidades clave y los nuevos flujos de trabajo. Un pequeño grupo piloto comenzó a usar y probar la plataforma, y luego b_create incorporó a todo el equipo.

Mejoras de negocio, eficiencia, capacidad de innovación

El talentoso equipo de Esporão abrazó este cambio tecnológico de todo corazón. Llegaron al proyecto con una mentalidad abierta y colaborativa que, junto con la facilidad de uso y la rápida curva de aprendizaje de la plataforma b_create, jugaron un papel central en el éxito de la implementación.

Más rápido al mercado

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La implementación completa de b_create supuso varias mejoras inmediatas para Esporão. En primer lugar, la automatización e integración avanzada de procesos de la plataforma ha permitido a Esporão reducir los tiempos de ciclo de desarrollo de sus productos en un promedio del 40%. En segundo lugar, la información en tiempo real generada a través de informes y cuadros de mando, ha eliminado los errores de compras y los cambios en los pedidos de productos. Estas mejoras inmediatas en eficiencia y calidad suponen mucho más que un simple ahorro de recursos y dinero.

Menos errores y no conformidades

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La digitalización del proceso de desarrollo de producto, hace posible que la empresa cuente con el tiempo y la seguridad para poder innovar y desarrollar nuevos productos prometedores, aumentando de manera efectiva la cantidad de proyectos realizados cada año. Además, la plataforma colaborativa y flexible de b_create facilita que todas las personas implicadas en el desarrollo estén informadas y alineadas durante todo el proceso

Más proyectos por año

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“En Esporão siempre estamos buscando la mejor manera de optimizar nuestro negocio en un panorama cada vez más complejo. b_create nos ayuda a administrar todo nuestro proceso de creación de productos, asegurando que estén listos para la venta cada año.

El compromiso del equipo de b_create con nuestra implementación y nuestras singularidades han hecho que la fase de adopción transcurra de la mejor manera posible y el desarrollo continuo de funcionalidades nuevas y relevantes para la industria, garantiza que tendremos soporte total y completo durante los próximos años. ”

Sergio Pereira - Cio & Board Member, Esporao

Sérgio Pereira

CIO y Board Member de Esporão

Esporão eliminates product and material errors

/ Case Studies / By b_create

Esporão is one of the largest and most prestigious estates in Portugal, with 12 brands and more than 50 products that are exported to over 50 countries. Known for innovating and diversifying its products and regions, the company strives to differentiate itself through the quality and image of its wines and olive oils and by anticipating the future.

Continuous investments in technology and the development of best practices have raised the quality of the company’s products, increased productivity and capacity and reduced environmental impacts. Quite simply, Esporão’s future orientation has led to the creation of more and better products.

To succeed in the intensely competitive global marketplace, Esporão must overcome many challenges. Effectively manage a growing portfolio. Accurately control legal and quality procedures. Align different departments and distributors in product development, and finally, promptly deliver products, without errors.

The Challenges of Managing a Growing Portfolio Manually

Esporão’s success, and the increasing demand for its products has led to robust expansion. The company has increased its wine and olive oil production capacity and recently entered the competitive beer market. The key for success will be through successfully managing this increasingly complex portfolio of products and customers.

The global wine market is incredibly demanding and complex. At Esporão, for example, 40 people from different departments and distributors are involved – from the initial product requirements definition until the product is shipped to different locations around the world. Before the company began working with b_ create this was a manual and fractured process.

Data was registered in wide ranging systems, from excel spreadsheets to emails and the company’s ERP system. This increased execution times and operational costs and made it tough for the company to see the big picture and make timely decisions. This lack of information and transparency often creates other problems, such as incorrect orders and product non-conformities. One small error can ripple across the entire supply chain, vastly increasing costs and delivery time.

Esporão’s high quality standards – and the increasing global popularity of its products makes it imperative to adopt a tool that makes possible a strict monitoring of procedures and validations throughout the entire product development cycle. Integrating communication and centralizing data is essential. Esporão has five core needs to achieve fast, efficient product development:

VISIBILITY over projects.
AGILE time to market.
TRANSPARENCY on product requirements.
CENTRALIZATION of all product information.
EFFICIENCY on compliance reviews and validations.

The Problem

Despite Esporão’s success in the market, extensive integration and automation in product management did not exist at the company before the team worked with b_create. Some product development projects could take more than three months for exports to certain countries. The lack of precise validations and communication integration often led to delays in delivering precise information to distributors. Equally important, key creative leaders at Esporão often lost so much time in routine product development tasks that they lacked the time and energy to fully explore profitable new product ideas and markets.

Change to Win: The Solution

Teams from Esporão and b_create worked together from the start to make sure the implementation process would proceed smoothly and ultimately succeed. Together they identified and prioritized critical success factors: naming a project manager on both sides. Engaging all the company stakeholders in the process optimization. Effective delegation of responsibilities, and alignment of expectations from different departments.

The first major step was to get an accurate big picture from all the different angles. b_create began by interviewing the key people from each department: commercial, marketing, production, winemaking, quality, client service and others. This customer-centric method and design enabled b_create to gather the main needs and actual problems, to be more precise in problem solving and prototyping the system for a customized solution.

Product development workstreams were optimized and validated to make sure everybody was on the same page. Esporão’s IT team and b_create worked towards assuring that their existing ERP system was ready to integrate with b_create platform. This collaborative process insured that both databases could communicate without problems and users wouldn’t have to input product information on the ERP again.

After designing the prototype, b_create presented it to the key Esporão users, so that they could validate the key features and the new workflows. A small pilot group began using and testing the system, and then b_create onboarded the entire team.

Business Improvements, Efficiencies, Innovation Potential

Esporão’s talented team embraced this technology shift wholeheartedly. They came to the project with an open, collaborative mindset that, along with the user-friendliness and ease of use of b_create technology, played a central role in the success of the implementation.

Faster To Market

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The full deployment of b_create has resulted in several immediate benefits for Esporão. First, the platform’s advanced process automation and integration has enabled Esporão to reduce its product development cycle times by an average of 40%. Second, real time information generated through effective reporting and dashboards has eliminated procurement mistakes and product order changes. These immediate improvements in efficiency and quality do more than simply save resources and money.

Less Errors and Non-Conformities

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They provide the company the critical time and confident mindset to better innovate promising new products, effectively increasing the number of projects per year. And since b_create’s collaborative, flexible system makes it easy to bring in different stakeholders on the same page, more people are involved and informed during the product development process.

More Projects Per Year

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“At Esporão we are always looking for the best way to optimize our business in an ever-increasing complex landscape. b_create helps us manage our entire product creation process, ensuring that all our products are ready for sale each year.

The b_create team‘s commitment to our implementation and concerns have made the adoption phase go as smooth as possible and the continuous development of new and relevant features keeps as assured that we are being fully and completely supported for the next years.”

Sérgio Pereira

Esporão CIO & Board Member

Esporão elimina erros em materiais e produtos

/ Histórias de Sucesso, Sin categoría / By b_create

A Herdade do Esporão
é uma das maiores e mais prestigiadas herdades em Portugal, com mais de 12 marcas e 50 produtos que são exportados para cerca de 50 países. Conhecida por inovar e diversificar os seus produtos e regiões, a empresa esforça-se continuamente por se diferenciar através da qualidade e imagem dos seus vinhos e azeites, e por antecipar tendências.

Os investimentos contínuos em tecnologia e o desenvolvimento de melhores práticas elevaram a qualidade dos produtos da empresa, aumentando a sua produtividade e capacidade e reduzindo o impacto ambiental. Ou seja, a orientação da empresa para o futuro levou à criação de mais e melhores produtos.

Para ser bem-sucedida num mercado altamente competitivo, a empresa teve que ultrapassar muitos desafios. Gerir eficazmente um portfolio crescente e controlar com precisão procedimentos legais e de qualidade. Alinhar diferentes departamentos e distribuidores no desenvolvimento de produtos, e, finalmente, entregar os produtos prontamente e sem erros.

Os desafios de gerir um Portfolio Crescente de forma Manual

O sucesso do Esporão e a crescente procura pelos seus produtos levou à sua forte expansão. A empresa aumentou a sua produção de vinhos e azeite e, mais recentemente, entrou no mercado competitivo da cerveja. A chave do sucesso passará por gerir de forma bem-sucedida este portfolio cada vez mais complexo de produtos e clientes.

O mercado de vinhos global é extremamente exigente e complexo. No Esporão, por exemplo, cerca de 40 pessoas, de diferentes departamentos e distribuidores, são envolvidas no processo – desde a definição inicial de requisitos até ao produto ser expedido para diferentes países no mundo.

Antes da empresa começar a trabalhar com a b_create, este processo era manual e fragmentado. Os dados estavam registados em vários sistemas dispersos, desde folhas de Excel e emails até ao ERP utilizado na empresa. Os prazos de execução e custos operacionais crescentes dificultavam a visão global do negócio e o processo atempado e eficaz de tomada de decisão.

Esta falta de informação e transparência cria frequentemente outros problemas, tais como encomendas incorretas e não-conformidades de produto. Um pequeno erro pode ter um efeito de cascata em toda a cadeia de valor, aumentando largamente os custos e prazos de entrega.

Os standards elevados de qualidade da empresa – e a crescente popularidade global dos seus produtos – tornava imperativa a adoção de uma solução que possibilitasse uma monitorização rigorosa dos procedimentos e validações durante todo o ciclo de desenvolvimento de produtos.

Integrar a comunicação e centralizar dados é essencial. O Esporão tem cinco necessidades-chave para conseguir chegar a um desenvolvimento de produtos rápido e eficaz.

VISIBILIDADE sobre os projetos.
AGILIDADE no lançamento de produtos.
TRANSPARÊNCIA nos requisitos de produto.
CENTRALIZAÇÃO de toda a informação dos produtos.
EFICIÊNCIA na revisão da legislação.

O Problema

Apesar do sucesso do Esporão no mercado, não existia integração e digitalização de processos de gestão de produtos antes das equipas trabalharem com a plataforma b_create.

Alguns projetos poderiam demorar mais de 3 meses, sobretudo quando exportavam para determinados países. A falta de validações precisas e de uma comunicação integrada levava frequentemente a atrasos na entrega de informação rigorosa aos distribuidores. Igualmente importante, os líderes criativos chave da organização perdiam muito tempo com tarefas rotineiras e sem valor acrescentado, que lhes tirava tempo e energia para explorarem devidamente novas ideias e mercados rentáveis para a empresa.

Mudar para Vencer: A Solução

As equipas do Esporão e da b_create trabalharam juntas desde o início para assegurarem que o processo de implementação decorreria de forma fluída e com sucesso. Juntas, identificaram e priorizaram os fatores críticos de sucesso: nomear um gestor de projeto em ambas as equipas. Envolver todos os intervenientes do Esporão na otimização do processo. Efetuar uma delegação eficaz de responsabilidades e o alinhamento de expetativas dos diferentes departamentos.

O primeiro grande passo seria o de obter uma visão geral do negócio precisa sob diferentes ângulos.
A b_create começou por realizar entrevistas às pessoas chave de cada departamento: comercial, marketing, produção, enologia, qualidade, serviço ao cliente, entre outros. Esta metodologia e desenho centrado no cliente permitiu à b_create recolher as principais necessidades e problemas existentes, para ser mais precisa na resolução de problemas e na prototipagem e customização da plataforma.

Os fluxos de trabalho foram otimizados e validados para assegurar que todos estavam na mesma página. A equipa de TI do Esporão e a b_create colaboraram eficazmente no sentido de assegurar que o ERP estava pronto para integrar com a plataforma b_create e ambas as bases de dados poderiam comunicar sem problemas. Desta forma, garantimos também que os utilizadores não teriam que inserir informação do produto novamente no ERP.

Depois de desenhar o protótipo, a b_create apresentou-o aos utilizadores chave do Esporão, de forma que pudessem validar as funcionalidades-chave e os novos wokflows. Um pequeno grupo piloto começou a utilizar e a testar a plataforma, e depois todas as equipas foram envolvidas.

Melhorias no negócio, Eficiência, Potencial de Inovação.

A equipa talentosa do Esporão acolheu esta nova tecnologia de forma incondicional. Vieram para o projeto com uma atitude aberta e colaborativa que, em conjunto com a facilidade utilização da plataforma, teve um papel fulcral no sucesso da implementação.

Máis rápido para o mercado

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A implementação completa da b_create resultou em benefícios imediatos para o Esporão. A capacidade avançada de digitalização e integração da plataforma permitiu à empresa reduzir em média 40% os ciclos de desenvolvimento de produtos. A geração de informação em tempo real através de dashboards e reporting eficaz eliminou erros de compras e alterações de encomendas. Estas melhorias imediatas na eficiência e qualidade fazem mais do que apenas poupar tempo e dinheiro. Disponibilizam à empresa o tempo crítico e confiança necessária para inovarem e criarem mais e melhor, aumentando efetivamente o número de projetos desenvolvidos por ano.

Menos erros e não conformidades

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Devido à natureza colaborativa e flexível da plataforma, é agora mais fácil envolver diferentes stakeholders na mesma página, fazendo com que mais pessoas estejam permanentemente informadas e atualizadas durante o processo de desenvolvimento de produtos.

Máis projetos criados por ano

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“No Esporão estamos sempre à procura da melhor forma de otimizar o nosso negócio num ambiente cada vez mais complexo. A b_create ajuda-nos a gerir o nosso processo de criação de produtos de forma completa, assegurando que todos os estão prontos para venda, em cada ano.

O compromisso da equipa da b_create com a nossa implementação e requisitos fez com que a fase da adoção da plataforma corresse da melhor forma possível e o desenvolvimento contínuo de novas e relevantes funcionalidades assegura-nos de que estamos totalmente apoiados nos próximos anos”

Sérgio Pereira

CIO & Board Member Esporão