Esporão elimina erros em materiais e produtos

Esporão Vinhos Azeites e Cervejas

A Herdade do Esporão
é uma das maiores e mais prestigiadas herdades em Portugal, com mais de 12 marcas e 50 produtos que são exportados para cerca de 50 países. Conhecida por inovar e diversificar os seus produtos e regiões, a empresa esforça-se continuamente por se diferenciar através da qualidade e imagem dos seus vinhos e azeites, e por antecipar tendências.

Os investimentos contínuos em tecnologia e o desenvolvimento de melhores práticas elevaram a qualidade dos produtos da empresa, aumentando a sua produtividade e capacidade e reduzindo o impacto ambiental. Ou seja, a orientação da empresa para o futuro levou à criação de mais e melhores produtos.

Para ser bem-sucedida num mercado altamente competitivo, a empresa teve que ultrapassar muitos desafios. Gerir eficazmente um portfolio crescente e controlar com precisão procedimentos legais e de qualidade. Alinhar diferentes departamentos e distribuidores no desenvolvimento de produtos, e, finalmente, entregar os produtos prontamente e sem erros.

Os desafios de gerir um Portfolio Crescente de forma Manual

O sucesso do Esporão e a crescente procura pelos seus produtos levou à sua forte expansão. A empresa aumentou a sua produção de vinhos e azeite e, mais recentemente, entrou no mercado competitivo da cerveja. A chave do sucesso passará por gerir de forma bem-sucedida este portfolio cada vez mais complexo de produtos e clientes.

O mercado de vinhos global é extremamente exigente e complexo. No Esporão, por exemplo, cerca de 40 pessoas, de diferentes departamentos e distribuidores, são envolvidas no processo – desde a definição inicial de requisitos até ao produto ser expedido para diferentes países no mundo.

Antes da empresa começar a trabalhar com a b_create, este processo era manual e fragmentado. Os dados estavam registados em vários sistemas dispersos, desde folhas de Excel e emails até ao ERP utilizado na empresa. Os prazos de execução e custos operacionais crescentes dificultavam a visão global do negócio e o processo atempado e eficaz de tomada de decisão.

Esta falta de informação e transparência cria frequentemente outros problemas, tais como encomendas incorretas e não-conformidades de produto. Um pequeno erro pode ter um efeito de cascata em toda a cadeia de valor, aumentando largamente os custos e prazos de entrega.

Os standards elevados de qualidade da empresa – e a crescente popularidade global dos seus produtos – tornava imperativa a adoção de uma solução que possibilitasse uma monitorização rigorosa dos procedimentos e validações durante todo o ciclo de desenvolvimento de produtos.

Integrar a comunicação e centralizar dados é essencial. O Esporão tem cinco necessidades-chave para conseguir chegar a um desenvolvimento de produtos rápido e eficaz.

  1. VISIBILIDADE sobre os projetos.
  2. AGILIDADE no lançamento de produtos.
  3. TRANSPARÊNCIA nos requisitos de produto.
  4. CENTRALIZAÇÃO de toda a informação dos produtos.
  5. EFICIÊNCIA na revisão da legislação.
O Problema

Apesar do sucesso do Esporão no mercado, não existia integração e digitalização de processos de gestão de produtos antes das equipas trabalharem com a plataforma b_create.

Alguns projetos poderiam demorar mais de 3 meses, sobretudo quando exportavam para determinados países. A falta de validações precisas e de uma comunicação integrada levava frequentemente a atrasos na entrega de informação rigorosa aos distribuidores. Igualmente importante, os líderes criativos chave da organização perdiam muito tempo com tarefas rotineiras e sem valor acrescentado, que lhes tirava tempo e energia para explorarem devidamente novas ideias e mercados rentáveis para a empresa.

Mudar para Vencer: A Solução

As equipas do Esporão e da b_create trabalharam juntas desde o início para assegurarem que o processo de implementação decorreria de forma fluída e com sucesso. Juntas, identificaram e priorizaram os fatores críticos de sucesso: nomear um gestor de projeto em ambas as equipas. Envolver todos os intervenientes do Esporão na otimização do processo. Efetuar uma delegação eficaz de responsabilidades e o alinhamento de expetativas dos diferentes departamentos.

O primeiro grande passo seria o de obter uma visão geral do negócio precisa sob diferentes ângulos.
A b_create começou por realizar entrevistas às pessoas chave de cada departamento: comercial, marketing, produção, enologia, qualidade, serviço ao cliente, entre outros. Esta metodologia e desenho centrado no cliente permitiu à b_create recolher as principais necessidades e problemas existentes, para ser mais precisa na resolução de problemas e na prototipagem e customização da plataforma.

Os fluxos de trabalho foram otimizados e validados para assegurar que todos estavam na mesma página. A equipa de TI do Esporão e a b_create colaboraram eficazmente no sentido de assegurar que o ERP estava pronto para integrar com a plataforma b_create e ambas as bases de dados poderiam comunicar sem problemas. Desta forma, garantimos também que os utilizadores não teriam que inserir informação do produto novamente no ERP.

Depois de desenhar o protótipo, a b_create apresentou-o aos utilizadores chave do Esporão, de forma que pudessem validar as funcionalidades-chave e os novos wokflows. Um pequeno grupo piloto começou a utilizar e a testar a plataforma, e depois todas as equipas foram envolvidas.

Melhorias no negócio, Eficiência, Potencial de Inovação.
A equipa talentosa do Esporão acolheu esta nova tecnologia de forma incondicional. Vieram para o projeto com uma atitude aberta e colaborativa que, em conjunto com a facilidade utilização da plataforma, teve um papel fulcral no sucesso da implementação.
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Máis rápido para o mercado

A implementação completa da b_create resultou em benefícios imediatos para o Esporão. A capacidade avançada de digitalização e integração da plataforma permitiu à empresa reduzir em média 40% os ciclos de desenvolvimento de produtos. A geração de informação em tempo real através de dashboards e reporting eficaz eliminou erros de compras e alterações de encomendas. Estas melhorias imediatas na eficiência e qualidade fazem mais do que apenas poupar tempo e dinheiro. Disponibilizam à empresa o tempo crítico e confiança necessária para inovarem e criarem mais e melhor, aumentando efetivamente o número de projetos desenvolvidos por ano.

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Menos erros e não conformidades
Devido à natureza colaborativa e flexível da plataforma, é agora mais fácil envolver diferentes stakeholders na mesma página, fazendo com que mais pessoas estejam permanentemente informadas e atualizadas durante o processo de desenvolvimento de produtos.   
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Máis projetos criados por ano
“No Esporão estamos sempre à procura da melhor forma de otimizar o nosso negócio num ambiente cada vez mais complexo. A b_create ajuda-nos a gerir o nosso processo de criação de produtos de forma completa, assegurando que todos os estão prontos para venda, em cada ano.

O compromisso da equipa da b_create com a nossa implementação e requisitos fez com que a fase da adoção da plataforma corresse da melhor forma possível e o desenvolvimento contínuo de novas e relevantes funcionalidades assegura-nos de que estamos totalmente apoiados nos próximos anos”
Sergio Pereira - Cio & Board Member, Esporao
Sérgio Pereira
CIO & Board Member Esporão